MICROSOFT WORD
3.1.Sekilas Tentang Microsoft Word
Microsoft Word adalah suatu software pengolah kata dengan menggunakan sistem
operasi Windows yang cukup handal memberikan kemudahan bagi para pemakai.
Selain mudah dalam pengoperasian, variasi dan gaya huruf menggunakan model full
grafik. Dalam Microsoft Word, penggunaan perintah biasanya lebih dari satu. Bisa
anda lakukan melalui menu dan toolbar dalam aplikasi program ataupun melalui
mouse dan keyboard.
Untuk lebih jelasnya, kita coba praktekkan tahap demi tahap dalam buku panduan ini.
• Memulai Microsoft Word
Untuk memulai menggunakan Microsoft Word, ikuti cara ini :
Pilih Start 􀃆 Program 􀃆 Microsoft Word
Selanjutnya akan ditampilkan jendela program Microsoft Word
• Perintah dan Pengertian Dasar Pada Microsoft Word
− Melakukan blok
Maksud dari blok adalah berupa sekumpulan huruf, kata atau kalimat untuk
diberikan instruksi tertentu. Cara melakukan blok dapat menggunakan mouse
atau keyboard ataupun gabungan keduanya.
Blok dengan menggunakan Mouse
􀂙 Pindahkan pointer mouse pada awal kata/kalimat yang akan diblok
􀂙 Tekan tombol mouse sebelah kiri (klik) dan tahan
􀂙 Geser mouse sampai latar belakang yang akan diblok berwarna hitam
􀂙 Lepas tombol mouse sebelah kiri.
Blok dengan menggunakan Keyboard
􀂙 Pindahkan kursor pada awal kata/kalimat yang akan diblok
􀂙 Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan tahan
􀂙 Tekan tombol anak panah sesuai dengan arahnya
􀂙 Lepaskan tombol SHIFT
Blok menggunakan gabungan Mouse dan Keyboard
􀂙 Pindahkan pointer mouse pada awal kata/kalimat yang akan diblok dan klik
􀂙 Tekan tombol SHIFT (kiri atau kanan) dan tahan
􀂙 Geser posisi pointer mouse di akhir kata/kalimat yang akan diblok dan klik
− Menghapus karakter
Bila anda melakukan kesalahan dalam penulisan naskah dan ingin menghapus,
ada beberapa cara :
􀂙 Untuk menghapus satu huruf disebelah kanan kursor, gunakan tombol
DELETE atau DEL
􀂙 Untuk menghapus satu huruf disebelah kiri kursor, gunakan tombol BACK
SPACE atau 􀃅
􀂙 Untuk menghapus lebih dari satu kata gunakanlah blok, setelah di blok tekan
tombol DELETE atau DEL, bila muncul pesan Delete Block ? NO (YES),
maka tekan tombol Y
III – Microsoft Word
14 UPT Komputer dan Teledukasi
3.2.Beberapa Toolbar yang perlu diketahui
Toolbar adalah sekumpulan icon shortcut (perintah pendek) berdasarkan kelompok.
Bila akan melakukan perintah standart seperti membuka file, menyimpan file,
menggandakan kalimat ataupun memindahkan kalimat maka akan kita dapatkan pada
toolbar standart. Demikian juga dengan yang lainnya. Akan tetapi icon –icon tersebut
tidak baku, kita juga dapat merubah ataupun mengelompokkan sendiri menjadi toolbar
tersendiri.
Kita bisa melihat macam-macam toolbar yang sudah disediakan atau dikelompokkan
oleh pembuat aplikasi program ini. Caranya, kita bisa klik melalui
Menu Bar View 􀃆 pilih Toolbars.
Tanda cek list menandakan bahwa toolbar tersebut sedang aktif atau ditampilkan.
Bila kita akan menampilkan toolbar, klik saja menu toolbar tersebut.
Berikut ini beberapa toolbars yang biasa kita jumpai atau kita gunakan diantaranya
• Toolbars Standart
• Toolbars Formatting
• Toolbars Drawing
Untuk mengetahui arti dari icon-icon tersebut, kita bisa tempatkan pointer mouse
tepat diatas gambar, dengan sendirinya akan muncul keterangan dari maksud gambar
tersebut.
Sedangkan fungsi atau kegunaannya, alangkah baiknya kita pelajari dahulu fungsifungsi
yang ada pada Menu Bar. Setelah itu kita bisa menggunakannya, karena hasil
dari perintah yang ada pada Menu Bar dan Toolbars adalah sama.
3.3.Menu Bar File
Sebelum kita menjalankan perintah yang ada, ada baiknya kita tahu bahwa dalam
setiap menu bar yang ditampilkan tidak selalu lengkap. Ada beberapa yang
Gambar Menu Bar
III – Microsoft Word
Modul IT Literacy 15
disembunyikan dan untuk menampilkan, kita tinggal pilih atau sorot pilihan yang paling
bawah (tanda dua panah ke bawah).
Dalam menu yang ditampilkan ada beberapa
keterangan yang sekiranya perlu juga kita ketahui,
yaitu :
1. Gambar yang berada pada sebelah kiri,
menandakan gambar perintah. Bila ada
kesamaan gambar yang kita jumpai (biasanya
dalam Toolbar), maka perintah tersebut juga
berlaku pada gambar tersebut.
2. Keterangan yang berada pada sebelah kanan,
menandakan tombol hot key. Yaitu tombol yang
berfungsi sama dengan perintah yang ada.
Tombol ini menggunakan keyboard dan tanda +
menunjukkan tombol ditekan secara bersama.
3. Garis bawah dapat diganti dengan tombol
ALT+Huruf yang bergaris bawah (Menu Bar)
• Membuka dokumen baru
Perhatikan gambar diatas dengan seksama, letak tombol-tombol yang ada,
arti dari tulisan yang ada. Kemudian perhatikan keterangan yang ada, karena
kebanyakan ada kesamaan diantara jendela-jendela perintah Microsoft Word.
Gambar Menu Bar File
Nama File yang dieksekusi Type File Tombol Eksekusi
Daftar / isi dari Folder
Nama Folder / Tempat
dimana file tersebut
berada atau
ditempatkan
III – Microsoft Word
16 UPT Komputer dan Teledukasi
Setelah kita melihat, gambar tersebut adalah gambar dimana kita akan membuka
sebuah dokumen yang sudah ada. Sedangkan perintah untuk membuka dokumen
baru adalah
File 􀃆 New 􀃆 OK
• Meyimpan dokumen
Untuk menyimpan, ada dua cara yaitu
File 􀃆 Save , bila pertama kali melakukan penyimpanan maka kita harus
menentukan dulu lokasi dan nama dari file. Tetapi bila sudah
pernah dilakukan maka lokasi dan nama akan sama sesuai
dengan yang terdahulu.
File 􀃆 Save As , penyimpanan akan selalu menanyakan lokasi dan nama dari
file tersebut.
• Menutup dokumen
Untuk menutup dokumen, ada dua cara yaitu
File 􀃆 Close , Dokumen akan ditutup, tetapi aplikasi program Microsoft Word
masih tetap tampil
File 􀃆 Exit , Dokumen dan aplikasi Program Microsoft Word akan ditutup.
• Membuka kembali dokumen
File 􀃆 Open
• Keluar dari microsoft word
File 􀃆 Exit
• Mengatur Kertas
Ada beberapa fasilitas dalam pengaturan kertas, diantaranya :
− Mengatur Batas Kertas
File 􀃆 Page Setup 􀃆 Margin , Untuk menentukan posisi text dari tepi kertas,
baik itu dari atas, bawah, kiri dan kanan.
Top Mengatur batas kertas sebelah atas
Bottom Mengatur batas kertas sebelah bawah
Left Mengatur batas kertas sebelah kiri
Right Mengatur batas kertas sebelah kanan
Gutter Mengatur batas kiri untuk bundel/jempitan kertas
Header Mengatur ukuran untuk daerah header
Footer Mengatur ukuran untuk daerah footer
− Mengatur Ukuran Kertas
File 􀃆 Page Setup 􀃆 Paper Size , untuk menentukan ukuran dan posisi kertas
Paper Size Menetukan jenis dari ukuran kertas
Width Lebar dari ukuran kertas
Hiegh Tinggi dari ukuran kertas
Orientation Posisi pencetakan, Portrait (berdiri) atau LandScape (tidur)
III – Microsoft Word
Modul IT Literacy 17
• Mencetak Dokumen ke Printer
Ada beberapa pokok yang harus diperhatikan pada kotak dialog Print antara lain
tentang printer yang digunakan, halaman yang akan dicetak. Untuk lebih jelasnya
perhatikan keterangan dibawah ini
Printer Name Jenis printer yang akan digunakan harus sesuai
dengan kondisi printer yang ada
Page
Range
All Pilihan untuk mencetak semua halaman
Curent Page Hanya mencetak satu halaman dimana posisi
kursor berada
Pages Untuk menentukan nomor halaman berapa saja
yang akan dicetak
Copies Number of Copy Jumlah salinan untuk setiap halaman
Print
All Pages in Range Mencetak semua halaman
Odd Pages Hanya halaman genap saja yang dicetak
Even Pages Hanya halaman ganjil saja yang dicetak
3.4.Menu Bar View
• Menulis Header dan Footer
Header merupakan suatu bagian naskah yang akan tercetak pada bagian atas
sebelum naskah utama dan naskah header tersebut akan berlaku sama untuk
halaman berikutnya. Sedangkan Footer akan tercetak dibagian bawah naskah
utama.
− Cara menulis / menampilkan header :
View 􀃆 Header and Footer.
Gambar Setup Margin Gambar Setup Paper Size
Tombol Pergantian Header dan Footer
III – Microsoft Word
18 UPT Komputer dan Teledukasi
3.5.Menu Bar Edit
• Membatalkan suatu instruksi (Undo)
Jika melakukan kesalahan dalam memberikan instruksi maka instruksi tersebut
dapat dibatalkan Edit 􀃆 Undo Typing atau ctrl+Z
• Mengulangi kembali instruksi (Redo)
Jika sudah terlanjur membatalkan sebuah instruksi, tetapi ternyata instruksi tersebut
sudah benar, maka anda dapat mengembalikan instruksi yang sudah dibatalkan tadi
Edit 􀃆 Redo Typing atau ctrl+Y
• Menyalin kata/kalimat (Copy)
Menggandakan suatu kata/kalimat tanpa harus menulis ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan disalin
− Edit 􀃆 Copy
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
− Edit 􀃆 Paste
• Memindahkan kata/kalimat (Cut)
Memindah letak suatu kata/kalimat tanpa harus menulis ulang
− Blok terlebih dahulu kata/kalimat yang akan dipindah
− Edit 􀃆 Cut
− Pindahkan kursor ke lokasi baru
− Edit 􀃆 Paste
3.6.Menu Bar Format
• Format Paragrap (menentukan paragrap)
Untuk menata atau memformat suatu paragrap / alinea sehingga menghasilkan
suatu bentuk paragrap yang sesuai dengan yang diinginkan
Mengatur perataan naskah
Memberikan bentuk khusus
dari suatu paragrap
Mengatur jarak antar
paragrap
Mengatur batas dari suatu
naskah
Mengatur jarak antar baris
dalam paragrap
III – Microsoft Word
Modul IT Literacy 19
• Format Font (menentukan huruf)
Font
Untuk memilih huruf yang
diinginkan
Font Style
Pilihan untuk memberikan
penekanan pada suatu kata yang
dibedakan
Size
Menentukan ukuran dari huruf
Font color
Menentukan warna dari huruf
Underline style
Memberikan macam garis pada
kata
Underline color
Memberikan warna pada macam
garis yang ada pada kata
Effects
Memberikan efek ataupun bayangan pada kata atau kalimat
• Format Column (Naskah bentuk kolom)
Untuk merancang naskah dalam bentuk kolom seperti yang sering terlihat dalam
surat kabar ataupun majalah
Presets
Bentuk kolom naskah siap pakai
Number of columns
Cara lain untuk menentukan jumlah
kolom sesuai yang akan digunakan
Line beetwen
Menampilkan garis vertikal diantara
kolom
Width and spacing
Menampilkan lebar masing-masing
kolom dan jarak antar kolom
Equal column width : Menentukan lebar tiap kolom dan jarak antar kolom sesuai
dengan keinginan
Apply to : Penerapan kolom pada naskah jika whole document maka
seluruh naskah akan dibuat menjadi bentuk kolom, jika this
III – Microsoft Word
20 UPT Komputer dan Teledukasi
point forward naskah dibuat bentuk kolom dimulai dari
kursor berada.
Start new column : Naskah kolom akan dibuat pada halaman berikutnya
• Format Bullet and Numbering
Untuk memberikan angka berurut atau simbol yang letaknya disebelah kiri
Bullet and numbering terbagi menjadi tiga bagian yaitu :
Bullet : adalah simbol yang ditampilkan pada awal paragrap. Simbol
dapat ditentukan sendiri
Numbered : pemberian nomor urut terhadap awal paragrap yang akan
ditampilkan secara otomatis
Outline Numbered : seperti numbered, tetapi menggunakan nomor secara
bertingkat seperti 1, 1.1, 1.1.2 dan seterusnya
• Format Change Case
Cara untuk merubah suatu kalimat dari tulisan huruf kecil menjadi huruf besar
(kapital) atau sebaliknya.
Perubahan akan diberikan sesuai dengan bentuk dari nama pilihannya
• Format Drop Cap
Merubah ukuran huruf pada awal paragrap dengan kalimat akan mengalir disebelah
kanan dan bawahnya.
None
menormalkan bentuk
Dropped
menentukan drop cap pada awal paragrap
In Margin
menentukan drop cap pada daerah margin kiri
Font
Menentukan jenis huruf drop cap
Lines to drop
Menentukan banyaknya baris drop cap
Distance from text
Menentukan jarak dari huruf yang di drop cap dengan kalimat sesudahnya
3.7.Menu Bar Insert
• Meyisipkan Nomor Halaman (Page Numbers)
Memberikan nomor halaman dengan letak dan awal nomor yang dapat diatur
Position menentukan letak dari nomor halaman
Alignment menentukan penempatan posisi nomor halaman
Show number on first page, menampilkan atau menghilangkan nomor halaman
pada halaman yang pertama saja
Format memilih jenis nomor halaman
III – Microsoft Word
Modul IT Literacy 21
• Menyisipkan Gambar (Clip Art)
− Insert 􀃆 Picture 􀃆 Clip Art
− Pilihlah kelompok dari gambar (double click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (ok)
− Pilih icon insert clip
• Menyisipkan Text Gambar (Word Art)
− Insert 􀃆 Picture 􀃆 Word Art
− Pilihlah kelompok dari gambar text (ok)
− Isikan text pada kolom yang disediakan (click)
• Menyisipkan Bentuk gambar (Auto Shapes)
− Insert 􀃆 Picture 􀃆 Autoshapes
− Pilihlah kelompok dari bentuk gambar (click)
− Pilihlah gambar yang inginkan (click)
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)
• Menyisipkan Text Dalam Gambar (Text Box)
− Insert 􀃆 Text Box
− Tempatkan kursor sesuai dengan keinginan (drag)
− Berikan text pada kotak yang ada
Catatan : untuk semua gambar terdapat kesamaan dalam melakukan perubahan
ukuran dan memindah gambar. Gambar bisa diedit/ dirubah apabila di
setiap garis atau sudut gambar terdapat kotak kecil (menandakan aktif)
􀃠 Merubah ukuran
􀃠 Memindah ukuran
3.8.Menu Bar Table
• Merancang Tabel
− Table 􀃆 Insert 􀃆 Table
− Isi berapa kolom yang akan dibuat (number of columns) dan berapa baris yang
akan dibuat (number of rows)
Tempatkan pointer pada salah satu kotak kecil yang berada
digaris atau disudut sampai berubah menjadi panah dua
arah, setelah itu geser (drag) mouse ke arah sesuai dengan
arah panah
Tempatkan pointer pada area gambar sampai berubah
menjadi panah empat arah, setelah itu geser (drag) mouse ke
arah sesuai dengan keinginan
III – Microsoft Word
22 UPT Komputer dan Teledukasi
• Menyisipkan Kolom dan Baris
− Table 􀃆 Insert
− Pilih salah satu pilihan
Columns to the left : menyisipkan kolom di sebelah kiri dari kursor
Columns to the right : menyisipkan kolom di sebelah kanan dari kursor
Rows above : menyisipkan baris diatas kursor
Rows below : menyisipkan baris dibawah kursor
• Menghapus Kolom dan Baris
− Table 􀃆 delete
− Pilih salah satu pilihan
Table : menghapus tabel
Column : menghapus kolom dimana kursor berada
Rows : menghapus baris dimana kursor berada
• Menyatukan Cell
− Blok sel yang akan digabung
− Table 􀃆 merge cells
• Membagi Cell
− Pilih sel yang akan dibagi
− Table 􀃆 split cells
− Isi menjadi berapa kolom (number of columns) dan menjadi berapa baris (number
of rows)
3.9.Menu Bar Tools
• Membuat Mail Merge
Suatu proses yang menggabungkan antara file dokumen dengan file data. Proses
ini biasa digunakan untuk mengirim suatu naskah ( isi ) yang sama dengan tujuan
(kepada) yang berbeda. Dua file yang digabung adalah :
a. File Dokumen (Main Document), yang berfungsi untuk menuliskan naskah /
surat yang akan dikirim
b. File Data (Data Source), yang digunakan untuk menampung data-data yang
akan dikirim naskah / surat
Langkah – langkah yang harus dilaksanakan :
a. membuat file dokumen (main document) terlebih dahulu
b. Tools 􀃆 letters and mailings 􀃆 mail merge
Akan muncul panduan/langkah pembuatan mail merge di sebelah kanan dari
naskah/lembar kerja (ada 6 langkah yang harus ditempuh)
III – Microsoft Word
Modul IT Literacy 23
- Select document, anda harus memilih tipe dari dokumen (pilih Letters)
- Select starting document, dokumen yang akan digunakan dan dijadikan
sebagai dokumen utama atau main document (pilih Use the current
document)
- Select recipients, memilih dokumen data (data source). Use an existing list
untuk memilih dokumen data yang sudah ada, sedangkan Type a new list
untuk membuat dokumen data baru (pilih Use an existing list dan klik browse
untuk mencari file dokumen data)
- Langkah 4 – 6 bisa dilewatkan saja.
c. Munculkan toolbars mail merge melalui menu bar View 􀃆 Toolbars 􀃆 Mail
merge.
d. Pindahkan kursor pada posisi dimana filed diletakkan
e. Pilih icon insert merge field, kemudian cari field name yang sesuai (lihat
Gambar Toolbar Mail Merge)
f. Ulangi langkah d dan e untuk field name berikutnya
Untuk menyatukan atau membuat file baru hasil dari gabungan antara dokumen
induk (main document) dengan dokumen data (data source), klik icon merge to new
document.
Toolbars Mail merge